Archiv der Kategorie: Software und Kanzleimanagment

Ideen, Test und Anregungen zum Kanzleimanagement

Die elektronische RA-Micro Kanzlei – Mein Weg als Rechtsanwalt

MEIN UMSTIEG ZUR DIGITALEN RECHTSANWALTSKANZLEI IN WIESBADEN

(Ein Beitrag meines altes Blogs, nochmals überarbeitet)

Langsamer Umstieg zur digitalen Aktenbearbeitung mit RA Micro – Mein Weg

Vor nunmehr 12 Monaten fing ich an, konsequent die gesamte Eingangspost ein zu scannen und zusammen mit aktenbezogenem E-Mail Verkehr in der RA Micro E-Akte zu speichern. Ziel war es, eingehende Telefonate mit Mandanten und gegnerischen Kollegen direkt bearbeiten zu können, ohne erst zum Aktenschrank laufen zu müssen. Ebenso wollte ich als Rechtsanwalt in Wiesbaden bei Aktenablage weniger Papier ablegen und im Falle einer Nachfrage zu einer alten Akte nicht mehr in meinen Keller laufen müssen.

 

Die Handakten des Rechtsanwalts – Rechtliches

Nach § 50 BRAO hat der Rechtsanwalt Handakten für die Dauer von 5 Jahren nach Beendigung des Auftrages aufzubewahren. Diese Verpflichtung erlischt jedoch bereits vorher, wenn der Rechtsanwalt den Auftraggeber auffordert, die Handakten in Empfang zu nehmen und der Auftraggeber nicht binnen 6 Monaten dieser Aufforderung nachgekommen ist.

Unter Handakten im Sinne dieser Bestimmung sind nur die Schriftstücke zu verstehen, die der Rechtsanwalt aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit von dem Auftraggeber oder für ihn erhalten hat, nicht aber der Briefwechsel zwischen dem Rechtsanwalt und seinem Auftraggeber und die Schriftstücke, die dieser bereits in Urschrift oder Abschrift erhalten hat. Entsprechendes gilt, soweit sich der Rechtsanwalt zum Führen von Handakten der elektronischen Datenverarbeitung bedient (§ 50 Abs. 2, 4 und 5 BRAO).

 

Meine Vorgehensweise zum langsamen Umstieg zur elektronischen Aktenführung als Rechtsanwalt:

Weiterlesen

Jetzt als Rechtsanwalt schon komplett auf die Papierakte verzichten?

Warum eine elektronische Akte?

Also eine elektronische Akte ist schon eine feine Sache. Der Mandant ruft an und hat Fragen zu verschiedenen Akten und man kann diese sofort beantworten, ohne an den Aktenschrank laufen zu müssen. Auch bei Gericht ist es nett. Man hat die Akte auf dem iPad und alle Schreiben sind anhand der Beschreibung und des Datum sofort auffindbar.

 

Die RA-Micro go App

Aber……… RA Micro hat mit der Go App tolle Möglichkeiten geschaffen, wenn Sie denn bereits fehlerfrei funktionieren würden. Und genau da liegt das Problem.  Die alte Lösung mit der Übertragung unverschlüsselter pdf Dateien,  gepackt als ZIP Archiv funktionierte eigentlich wunderbar. Brauchte man eine Akte so konnte man diese per Hand über itunes in die alte App übertragen.

Weiterlesen

Homeoffice für Rechtsanwälte – Möglichkeiten

Welcher Kollege kennt es nicht. Man ist zu Hause und es fällt einem noch etwas zu einer Akte ein, was man nachschauen oder prüfen möchte.

Hierfür gibt es für mich als RA-Micro Nutzer verschiedene Wege:

1. Der teure und optimale Weg zum Heimarbeitsplatz für Rechtsanwälte

RA Micro bietet einen RA Micro Win Go Arbeitsplatz an. Dabei soll es sich um einen mobilen Arbeitsplatz handelt, der sich mit dem Kanzlei Server synchronisiert. Das ganze ist eine gute Lösung, die aber auch bezahlt werden will. Ein Abo kostet wohl so 24 Euro im Monat, um dies zu nutzen. Wer dies oft  – auch mobil von unterwegs – nutzt, bestimmt eine tolle Lösung. Ich habe Sie allerdings bislang nicht ausprobiert.

Weiterlesen

Test des Dokumentenscanners Kodak i2420 in meiner Rechtsanwaltskanzlei

Der Einstieg in die elektronische RA Micro Akte erfordert einen Scanner, der die tägliche Post, aber auch Ermittlungsakten ohne Probleme scannt.

Hierbei habe ich mich für den Kodak Amaris i2420 entschieden.

Warum den Kodak i2420 ?

Meine Vorgabe war ein besonders sicherer Papiereinzug. Hier konnte bereits das Vorgängermodell in diversen Tests sehr gut abschneiden. Kodak wurde mir auch wenn einer Firma die sich auf Dokumentenscanner spezialisiert hat für diese Zweck empfohlen.

Während der Vorgängermodell einen Vorlageneinzug von 50 Blatt besitzt, hat der Nachfolger i2420 einen ADF von 75 Blatt.

Hier mein Test auf Youtube:

Ich arbeite nunmehr seit zwei Wochen mit dem Scanner und ich hatte noch keinen einzigen Papierstau. Respekt. Da kann mein günster Brother ADS-2100 nicht mithalten. Etwas dicker, oder etwas geknickt, oder gemischte Vorlagen verursachen hier mit 90 % iger Wahrscheinlichkeit einen Papierstau. Nicht so beim Kodak

Mein Ziel ist es, langsam auf eine komplett elektronische Akte umzusteigen. Meinen Weg beschreibe ich hier  Mein Weg zur elektronischen Anwaltskanzlei

Übrigens: Wie eigentlich alle echten Dokumtenscanner ist es auch möglich, eine Akte mit 200 Seiten einzuscannen. Dazu gibt es in der Scan Software die Möglichkeit einen Haken bei der Option zu setzen, dass neue Seiten angefordert werden, wenn der Dokumenteinzug leer ist.

Ich scanne dann so ca. 50-60 Seiten ein, sind diese gescannt fragt der Scanner „Weitere Seiten?“ die ich dann in den Einzug legen kann. So kann ich in Schritten von bis zu 75 Blatt auf einmal auch große Akten komplett einscannen.

 

Hans-J. Salzbrunn, Rechtsanwalt