Mein (RA-Micro) Kanzlei Konzept – Kanzlei mit 1 Anwalt plus Aushilfe

Aktualisiert Juli 2017 April 2018 Mai 2020

Rechtsanwalt Hans-J. Salzbrunn – http://www.rechtsanwaltwiesbaden.com

Mein Ziel als Einzelanwalt mit Sitz in einem Vorort von Wiesbaden ist es, mit knapp 300 neuen Akten pro Jahr möglichst effektiv zu arbeiten, um in einer 37,5 Stundenwoche einen guten Gewinn (50 % vom Nettoumsatz) zu erwirtschaften. Dies ist mit meiner Kanzlei in Wiesbaden als Rechtsanwalt möglich. Hier mein Konzept:

RA Micro ist die führende Anwaltssoftware in Deutschland und verdient allein schon aus dem Gesichtspunkt der Zukunftssicherheit eine klare Empfehlung. Keine Anwaltssoftware ist so weit verbreitet wie RA Micro. Auch wenn es andere Software gibt, die sich vielleicht einfacher bedienen lässt, so bietet RA Micro mir als Rechtsanwalt doch die größte Sicherheit auch in der kleinen Rechtsanwaltskanzlei. Nach negativen Erfahrungen mit einem der anderen größeren Anbieter bin ich 2002 auf RA Micro umgestiegen. RA Micro ist nicht billig, aber seinen Preis absolut wert. Selbst wenn ich zwischenzeitliche Bedienkonzepte wie Kacheln ala Windows 8 abgelehnt habe.

 

 

Zu meinem Kanzlei Konzept:

Mein Konzept unterscheidet sich von der aktuellen RA Micro Musterkanzlei. Ich lege als Rechtsanwalt in Wiesbaden Wert auf günstige Kosten, extrem hohen Datensicherheit und effektive und zeitsparende Bearbeitung. Die RA Micro Musterkanzlei passt sich jeweils aktuellen Trends an und macht teilweise komplette 180 Grad Kehrtwendungen. Dem muss ich ja als Rechtsanwalt nicht folgen.

 

1. Datenserver

RA Micro empfiehlt für kleine Kanzleien die Installation auf einem Windows Server oder dem Anwaltsarbeitsplatz. Ein Windows Server mit 2 Festplatten und Datenspiegelung kostet in etwa 1000 Euro aufwärts. Hierbei handelt es sich um einen PC an dem auch gearbeitet werden kann.

Früher hatte ich aus Kostengründen eine NAS von Synology als Datenserver. Dies lief auch 5 Jahre sehr gut ohne Abstürze. Ich musste allerdings ca. 1x pro Jahr bei der E-Akte oder der Adressdatei die Groß- und Kleinschreibung ändern, da dies in Linux anders als in Windows gehabt wird. RA Micro teilte mir allerdings mit, dass dieses Problem inzwischen gelöst sei und RA Micro auch auf Linux System läuft.

Ich bin zwischenzeitlich auf einen Windows Server umgestiegen. Allerdings konnte ich mich nicht zu einem Server für über 1000 Euro aufraffen.

Ich habe mich für einen HP ProLiant MicroServer Gen8 Intel CDC G1610T 2,30 GHz entschieden. In diesen habe ich 2 Festplatten unterschiedlicher Hersteller eingebaut. Einmal eine WD Red NAS Festplatte und einmal seine Seagate Hybrid Festplatte. Diese laufen seit nunmehr 2 Jahren fehlerfrei im RAID Verbund als gespiegelte Laufwerke. Also jede Festplatte enthält alle Daten, so dass nach einem Festplattenfehler unterbrechungsfrei weitergearbeitet werden kann.

An den HP  Proliant Server kann man eine Tastatur und einen einfachen VGA Monitor anschließen, was die Installation von Windows 2012 Server erleichtert. Der HP ist im Betrieb sehr leise und ein wenig schneller als meine (teurere) Synology NAS. Nach der Installation kann ich den Server mit Remote Desktop administrieren. Der Remote Desktop geht nach einem Windows Server Update leider nicht mehr. Ich muss daher zum administrieren einen Monitor und Tastatur anschließen. Zukünftig möchte ich wieder auf eine Synology NAS wechseln.

Ich denke der Server kann – nach einer kleinen RAM Aufrüstung – genauso gut auch mit  dem normalen Windows betrieben werden. Die Installation in Einrichtung von Windows 2012 war alles andere als einfach.

RA Micro hat nunmehr virtuelle PCs eingeführt die in der Microsoft Azure Cloud laufen und auf die man über eine Remote Desktop Verbindung von überall zugreifen kann. Ich denke dies ist die Zukunft für eine moderne Rechtsanwaltskanzlei. Allerdings lief mir das bei einem Test zu langsam.

2. Backup

Im Gegensatz zur NAS gibt es keine schöne Oberfläche mit Appstore für Backup Software. Das Windows Backup sichert in eine einzige komprimierte Datei, was ich nicht als alleiniges Backup möchte. Ich nutze daher die Software Iperius Backup. Diese erstellt mir alle 2 Tage ein vollständiges Backup auf meine Synology NAS. Dort habe ich eine App des Strato Hidrive installiert und sichere von der NAS ebenfalls alle 2 Tage in die Strato hidrive cloud. Die Server stehen in Deutschland und damit kein Problem was die Weitergabe an Daten ins Ausland angeht. Diese Hidrive App geht bei aktuellem NAS Betriebssystem nicht mehr. Bei Hidrive gibt es jedoch eine Anleitung, wie man die Daten trotzdem spiegeln kann.

 

3. Drucker

Ich nutze als Rechtsanwalt in meiner Kanzlei nur netzwerkfähige Drucker, so dass im Bedarfsfalle jeder Arbeitsplatz jeden Drucker ansprechen kann.

Bisher habe ich meinem Arbeitsplatz habe einen Kyocera 1350 DN genutzt. Dieser ist schnell, ausgesprochen zuverlässig und hat sehr geringe Druckkosten. Es muss nur der Toner getauscht werden und nicht die teure Trommel.

Nach Umstieg auf Farbe und nutzte den HP Color Laserjet M452nw. Dieser ist der schnellste Color Laserdrucker den ich gefunden habe. Das Druckbild ist überragend. Allerdings habe ich keinen bezahlbaren kompatiblen Toner gefunden der dauerhaft sauber druckt. Ich nutze daher nunmehr den Brother HL L8260 CDW mit Logic Seek Toner. Ein toller, schneller Drucker mit gutem Druckbild.

Im Sekretariat steht ein Xerox Workcentre 3325. Dieser dient als Fax, Netzwerkdrucker und Netzwerkscanner sowie als leistungsstarker Kopierer. Zusätzlich steht auf einem Board bei mir am Arbeitsplatz noch ein Xerox Workcentre 3325 als Backup Fax und schwarz weiß Drucker für Anlagen etc.  Ich musste seit 5-6 Jahren noch keine Einzugsgummis tauschen, die nebenbei gesagt auch wesentlich kostengünstiger sind als bei anderen Firmen.

Der 3325 erlaubt, dass eingehende Faxe sowohl ausgedruckt, als auch gleichzeitig zusätzlich an eine e-mail Adresse gesendet werden. Meine eingehenden Faxe gehen an eine gesonderte e-mail Adresse für aktenbezogene Schreiben, die ich direkt in die E-Akten importiere.

In einem Nebenraum steht noch der HP WLAN Farblaserdrucker.

Außerdem habe ein Xerox Workcentre 6515. Ein wirklich großes, hervorragendes Gerät. Hier geht leider nur eingehende Faxe drucken ODER per Mail senden. Aber nicht beides gleichzeitig.

 

4. PCS

Ich habe 3 PC´s im Büro die ich mir alle selbst zusammengestellt habe. Mein Arbeitsplatz ist ein intel i7, im Sekretariat ein Intel i3 mit jeweils 8 gb Ram und einer SSD. Die SSD trägt extrem zum Beschleunigung der Arbeit und der Programmstarts bei.

Als Monitor bin ich begeistert von LG 32 Zoll 21:9 Monitor. Hier kann ich drei Fenster laufen lassen, als wenn es drei Monitore wären. In einem Fenster habe ich mein RA Micro Menü, in einem Fenster die E-Akte und in einem weiteren Fenster Microsoft Word. Das finde ich viel besser als die E-Akte auf einem extra Tablett laufen zu lassen.

Hier schreibe ich mehr über meinen Monitor:

 

5. Scanner

Auf meinem Schreibtisch in der Rechtsanwaltskanzlei in Wiesbaden steht noch ein Kodak i2420 Scanner, mit dem die Eingangspost von mir eingescannt werden kann. Für diesen Scanner spricht sein guter Einzug und die Möglichkeit direkt via Twain in die RA Micro E Akte scannen zu können. Allerdings erkennt er manchmal nicht, wenn nur ein einzelnes Blatt eingescannt werden soll. Ich hätte vielleicht doch einen Fujitsu kaufen sollen.

Mein alter Brother ADS 2100 steht zu Hause. Dieser ist für einen Büroalltag untauglich da zu häufig Papierstaus entstehen, wenn nur mal ein Knick im Papier ist.

 

6. Software

Eine gute Software spart Zeit und Nerven. Ich nutze in meiner Kanzlei mit Sitz in Wiesbaden RA-Micro . In der e-Akte werden alle ein- und ausgehenden Schreiben nebst Anlagen archiviert. Über die E-Akte sende ich Abschriften an den Mandanten (rechte Maustaste auf die Datei)

Da ich Outlook einfach nicht mag, nutze ich in der E-Akte von RA Micro die Funktion E-Brief um Textdokumente zu senden. E-Mails schreibe ich mittels Google Mail. Google Mail gefällt mir, da ich über Googlemail im Webbrowser auch meine Kanzlei E-Mail meiner eigenen Internetadresse abfragen und über diese senden kann.  Ich nutze also für die Kanzlei eine Mailadresse mit einer eigenen Domain und sende über diese eigene Domain mit googlemail. Nachdem die Rechtsanwaltskammer Zweibrücken ebenfalls eine Googlemail Adresse nutzt, (siehe Stellenmarkt) dürfte dem nichts entgegen stehen.

Daneben werden noch spezielle Softwareprogramme für Verbraucherinsolvenzen (Inso Manager) und Betreuungen (bt-professional) genutzt.

Da ich Outlook nicht mag, nutze ich den Google Kalender als Terminplaner. Dieser synchronisiert sich ohne das ich etwas einstellen oder starten müsste mit meinem Mobiltelefon (iPhone), meinem iPad und meinen Apple Computern zu Hause. Ebenfalls synchronisiere ich diesen mit dem RA Micro + Kalender. Diesen finde ich toll übersichtlich.Ich finde es praktisch, mehrere Kalender zu dort anlegen zu können. Einen für das Büro, einen für privat und einen für die Termine im Sportverein. Auf meinem Mobiltelefon lasse ich mir alle Kalender in einer Kalender App anzeigen. Dies ist bei mir „easy Kalender“ auf dem iphone.

Zusätzlich nutze ich noch einen Papierkalender für die Wiedervorlagen, indem ich zusätzlich nochmals die Termine eintrage.

Für meine Buchhaltung rufe ich die Umsätze online per RA Micro ab und buche 2x pro Woche in RA Micro. Zusätzlich frage ich die Umsätze noch in Star Money Business ab. Über Star Money überweise ich auch Gelder. Die Buchhaltung wird 1x pro Monat per Mail an meinen Steuerberater übersandt, der zusätzlich auch per Mail die Kontoauszüge und Belege erhält. Während ich als Rechtsanwalt in Wiesbaden sitze, hat der Steuerberater meines Vertrauens seinen Sitz in Dresden. Dank Internet ist dies kein Problem.

 

7. Aktenführung

Wiedervorlagen werden im Papierkalender eingetragen. Ich finde dies übersichtlicher und praktischer als mit dem RA Micro Kalender. Das Datum der Wiedervorlage kommt in der Akte noch auf das Aktenvorblatt. Außerdem wird die Akte mit einem Clip farblich mit dem Wiedervorlagemonat gekennzeichnet. Am Monatsende öffnet man die Aktenschubladen und schaut, dass von der Farbe des aktuellen Monats keine Akte mehr im Schrank hängt. So wird keine Akte für längere Zeit vergessen. Die farbliche Aktenkennzeichnung macht meine Aushilfe.

 

8.Sicherheit

Vorgeschriebene Dinge wie Feuerlöscher, Erste Hilfe Kasten etc. sind in meiner Kanzlei mit Sitz in Wiesbaden selbstverständlich. Für mich als Rechtsanwalt ist eine professionelle Alarmanlage mit Außen- und Innensirene, Bewegungsmeldern, zeitgesteuerte Zugangsberechtigungen uvm. wichtig. Auch wenn solch eine Anlage in einer kleinen Kanzlei vielleicht 4.000,00 Euro kostet, so ist dies doch ein Klacks im Gegensatz zu dem Schaden, den ein Einbruch verursachen kann. In eine nicht gesicherte Kanzlei wird es irgendwann zumindest einen Einbruchsversuch geben.

 

9. Mitarbeiter

Als kleine Kanzlei mit Kanzleisitz in Wiesbaden und rund 300 Akten im Jahr komme ich ohne feste Mitarbeiter aus. Lediglich Dinge wie Abschriften, Postausgang, Ablage und in die Akten heften,Wiedervorlagen heraussuchen usw. werden von einer freiberuflichen Aushilfe in ca. 3-4 Stunden pro Woche erledigt.

Früher habe ich Diktate mit einem Philips Diktiergerät digital aufgezeichnet, per Mail versandt und von einer externen freiberuflichen Rechtsanwaltsfachangestellten tippen und mir als Word Dokument zurückgesandt. Inzwischen erledige ich Diktate mit Dragon Dictate in der billigsten Version mit einem guten Diktiermikrofon.

Ebenso werden Anrufe bei Abwesenheit von einem Call Center entgegen genommen. Ich gebe im einem Onlineformular nur meinen Abwesenheitsgrund ein und bekomme per e-mail und SMS die Anruferdaten und den Anrufgrund. Scherzanrufe werden mir nicht berechnet und ich werde über Anrufer die einfach auflegen auch nicht informiert. Ich kann dies nur im Web bei Abfrage des Anrufverlaufs erkennen.

 

10. Aktenbearbeitung.

2015 habe ich angefangen, alle eingehende Post, sowie von Mandanten überreichte Unterlagen in der E-Akte einzuscannen. Ich kann daher direkt Anlagen zu Klage ausdrucken, Abschriften als E-Brief an Mandanten senden oder eingehende Anrufe beantworten, ohne zum Aktenschrank laufen zu müssen um die Papierakte zu holen, die sich zusätzlich zur Sicherheit führe.

 

11. Aktenarchivierung

Bei Aktenablage werden die Akten nur noch elektronisch abgelegt. Aus den Akten entnehme ich Titel und Originale des Mandanten. Der Rest an Papier kommt in den Aktenvernichter. Durch die E-Akte habe ich Zugriff auf alle archivierten Akten nebst Anlagen, so dass ich nicht mehr im Keller nach Akten suchen muss.

 

12. Heimarbeitsplatz

Die Lösung von RA Micro gefällt mir nicht. Ich habe zu Hause und im Büro eine schnelle VDSL 50 Verbindung und nutzte früher Team Viewer um meinen PC im Büro von zu Hause aus fernzusteuern. TeamViewer nervt allerdings durch Lizenzkauf Zwang wenn man es zu oft nutzt, Überprüfung neue Webbrowser etc.

Viel besser und kostenfrei ist der VViewer der RA-Micro AG. Ich kann damit zwar nicht direkt zu Hause drucken, aber eilige Dokumente kann ich mir auch selbst per Mail zusenden und dann zu Hause drucken.

Mit dem Viewer kann ich von zu Hause mir die E-Akten anschauen, Schriftsätze tippen und Schreiben ausdrucken, die ich am nächsten Tag im Büro versende. Eilige Schreiben drucke ich an einen Faxdrucker und versende Sie per Fax sofort.

 

Wenn ich mir selbst mein Konzept betrachte stelle ich fest, dass ich versucht habe, alles doppelt zu haben, ohne dass ich hierfür wesentlich mehr Zeit investieren muss. Klar könnte ich Kontoauszüge auch in RA-Micro anschauen. Aber mir gefällt Star Money besser, da ich dort alle Konten ( also auch Privatkonten) mit einem Programm anschauen kann. Ich mache also einen Kontenrundruf mit Starmoney und mit RA Micro und buche RA-Micro.

Ich frage alle Mails in Googlemail ab, also auch meine privaten. Zusätzlich frage ich die geschäftlichen Mails auch in RA Micro ab um diese zur E-Akte zu speichern. Ich habe die Daten mehrfach gespeichert, habe 3 Geräte zum drucken, 2 zum faxen und scannen.  Alles damit ich mich bei einem Ausfall nicht mit dem Ausfall beschäftigen muss, sondern zunächst meine Akten fertig bearbeiten kann. Ein EDV Problem wird dann bearbeitet, wenn Zeit hierfür ist.

 

13. Kanzleieinrichtung

Die Kanzleieinrichtung kommt bei den Mandanten sehr gut an. Ich bin oft positiv auf die schöne Atmosphäre angesprochen worden. Diese ist nicht so steril.

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Etwaige Tippfehler bitte ich ebenso zu entschuldigen wie bestimmte Wiederholungen (Wiesbaden) , die sich positiv im Google Rang bemerkbar machen und darum hier enthalten sind.

 

Kontakt:

Rechtsanwalt Hans-J. Salzbrunn

info at rechtsanwalt-salzbrunn.de