Nachdem ich nach einem Gerichtstermin von einem netten Kollegen auf diesen Kanzlei EDV Blog angesprochen wurde, möchte ich ein Update geben.

Meine Situation hat sich ein wenig geändert. Ich arbeite auch gerne von zu Hause aus und verbringe weniger Zeit im Büro. Außerdem gibt es Tage, an denen zu Hause mein Internet „spinnt“. Daher bin ich nicht auf einen Cloud PC z.B in der RA Micro Cloud umgestiegen.

Netzwerk

Ich nutze im Büro und zu Hause eine Fritzbox 7590. Beide Fritzboxen sind per VPN miteinander verbunden. Hierfür gibt es auf Youtube und bei AVM auf der Homepage eine einfache Anleitung.

Durch die Verbindung sind alle Geräte in einem gemeinsamen (langsamen) Netzwerk. Ich kann, egal ob ich zu Hause oder im Büro bin, auf alle Drucker und Laufwerke direkt zugreifen und drucken.

Für Verbindungsprobleme habe ich einen LTE USB Stick mit Sim Karte als Backup an der Fritz box zu Hause.

 

Server / NAS / Datensicherung

Ich hatte zunächst eine Synchronisationslösung mit OneDrive als RA-Micro Laufwerk und 2 RA-Mikroinstallationen auf dem PC zu Hause und im Büro getestet. Da ich vom Büro bis nach Hause nur 10 min mit dem E-Scooter benötige und die Synchronisation bzw. Aktualisierung länger dauert, musste ich eine Weile warten, bis ich weiterarbeiten konnte. Dies erfüllte nicht meine Anforderungen.

Mein Serverlaufwerk sowohl im Büro als auch per VPN als Datenlaufwerk zu Hause zu nutzen, erwiese sich trotz VDSL 50 als zu langsam.

Ich nutze nunmehr eine externe WD Black SSD als RA Micro Datenlaufwerk. Die externe SSD ist sowohl im Büro als auch zu Hause mein Datenlaufwerk T. So funktioniert RA Micro und meine Betreuungssoftware auf zwei unterschiedlichen PCs ohne Probleme.

Komme ich nach Hause, mache ich direkt eine Datensicherung auf mein internes Laufwerk D und fange dann an zu arbeiten. Nach der Arbeit mache ich eine neue Datensicherung direkt per VPN auf den Büroserver (Laufwerk Z). Komme ich ins Büro starte ich ebenfalls mit einer Datensicherung auf das interne Laufwerk D und führe nach der Arbeit eine neue Datensicherung auf den Büroserver (Laufwerk Z) durch.

Für die Datensicherung nutzte ich den MS Dos Befehl robocopy.

Windows, ausführen, cmd. Im Fenster dann eingeben robocopy t: z: /mir

Das Ganze funktioniert nunmehr seit mehr als 6 Monaten ohne Probleme. Ich habe immer meine vollständige RA Micro Installation und im Notfall eine Datensicherung zur Hand.

Mein Büroserver sichert automatisch die Daten auf eine NAS und diese zeitversetzt die Daten auf Strato High Drive.

 

Urlaub:

Fahre ich in den Urlaub, so nutze ich einen Lenovo Yoga 16 Zoll Notebook. Auch hier ist RA Micro und meine Betreuungssoftware installiert und ich nutze die externe SSD als Datenlaufwerk mit gleichem Laufwerksbuchstaben T wie zu Hause und im Büro. So funktioniert alles ohne Probleme. Zur Datensicherung nutze ich eine zweite externe und die interne SSD, da ich hier keine VPN Verbindung ins Büro habe.

Dazu habe ich einen kleinen Canon Pixma TR 150 Drucker.

Notebook, Canon Pixma, Papier, Kartenlesegerät, Maus, Briefumschläge, Tacker passt alles zusammen in eine Tasche (SAMDEW Doppellagige Aufbewahrungs Tasche für Tragbare Mobile Drucker).

 

Scanner

Zu Hause nutze ich einen Fujitsu Scansnap ix 1500. Aufgrund der VPN Verbindung kann ich direkt in mein Posteingangsverzeichnis auf der Büro NAS scannen. RA Micro fragt dieses Posteingangsverzeichnis automatisch ab, egal ob ich zu Hause oder im Büro bin, da ich beide Fritzboxen per VPN zu einem gemeinsamen Netzwerk verbunden habe.

Im Büro habe ich den Canon DR-S 150. Diesen habe ich zwar per Kabel anschließen müssen, da Wlan einfach nicht funktioniert, aber ich bin trotzdem rundum zufrieden. Im Canon musste ich nach 1,5 Jahren intensiver Arbeit noch keine Einzugsrollen austauschen. Alles funktioniert ohne Papierstau wie am ersten Tag.

Beim Scansnap habe ich nach 1 Jahre die Verschleißteile getauscht, da der Einzug nicht mehr so sicher lief wie am Anfang.

 

Drucker

Im Büro nutze ich den Epson Workforce Pro 4740 Tintendrucker direkt am Arbeitsplatz. Der Drucker ist klein und sehr schnell. Viel schneller als mein Laserdrucker, der sich immer erst aufwärmen musste. Ca. alle 1-2 Monate wird der Epson plötzlich langsam. Dann ziehe ich das Netzkabel und starte ihn neu.

Zu Hause nutze ich den HP 8730 Tintendrucker. Dieser ist ebenfalls sehr schnell. Dafür etwas groß. Vorteil ist, dass eingehende Faxe sowohl sofort ausgedruckt und zusätzlich noch per E-Mail weitergeleitet werden können.

Meine Faxe gehe alle nach Hause und kommen bei mir im Büro per Mail an.

 

BeA

Ich nutze das beA über RA Micro mit Softwarezertifikaten auf den Pcs. Manchmal mag mein Kartenleser nicht und möchte einen PC Neustart, bis er die beA Karte findet. Mit Softwarezertifikaten geht der Login immer schnell und sicher.

Auf dem Handy habe ich die beA expert suite. Damit kann ich neue Nachrichten mir schnell anschauen und per Mail weiterleiten. In RA-Micro habe ich eine spezielle Mailadresse, bei der eingehende Mails direkt im Posteingang landen. Diese Mailadresse ist nirgendwo veröffentlich, sodass ich nicht mit Spam zu kämpfen habe.

 

RA Micro

In RA Micro nutze ich keine MySql Datenbank mit der E-Akte 2, da ich keine SQL-Datenbank zusätzlich sichern möchte. Ich denke, ich könnte mit mysql nicht so einfach die PCs wechseln wie oben beschrieben.

Ansonsten ist die E-Akte für mich das beste an RA-Micro. Ich kann von dort die wichtigsten Programme starten wie z.B das Aktenkonto, Schreiben per E-Brief an Mandanten versenden etc. Auch das elektronische Mahnverfahren mit EDA Nachrichten der Gerichte funktioniert problemlos. Überhaupt hat sich RA-Micro in den letzten Jahre stark verbessert. Keine Schnittstellenprobleme mit mit Office, praktisch keine Abstürze mehr und deutlich gesteigertes Tempo. So lässt es sich toll arbeiten. Klar, dass ich einem befreundeten neuen Kollegen, den ich bei seinem Weg in die selbständige Anwaltstätigkeit unterstützen möchte, RA-Micro empfohlen habe. Besser direkt etwas richtiges als halbe Sachen mit anderer Software zu testen.

Zu Gerichtsterminen sende ich mir die E-Akten auf mein iPad.

 

Banking

Als Berufsbetreuer verwalte ich ca. 50 Konten meiner Betreuten bei allen möglichen Banken. Hierfür nutze ich Banking4. Die Software gibt es für Windows, Mac, iOS. Die Daten lassen sich über die Cloud synchronisieren, sodass ich auf allen Computern meine Konten aktuell habe. Und das ohne zusätzliche monatliche Kosten. Der Datenexport funktioniert ohne Probleme. Die Exportdateien kann ich in RA-Micro unter Kontoauszüge holen, importieren.

 

Konferenzsoftware

Hier nutze ich Zoom. Ich mag besonders die Möglichkeit den iPad Bildschirm drahtlos in Zoom zu teilen und auf dem iPad in der Software Notability mit dem Pencil zeichnen zu können.

 

Getmyinvoices.com

Getmyinvoices spart mir viel Zeit. Hier frage ich alle meine Amazon, Post und Telekom Rechnungen ab und leite per E-Mail erhaltene Rechnungen an getmyinvoices weiter. Getmyinvoices synchronisiert sich mit meiner OneDrive Cloud, sodass ich alle Rechnungen, monatlich geordnet für die Buchhaltung greifbar habe. Da ich praktisch alles bei Amazon einkaufe, muss ich keine Rechnungen mehr abheften und für meinen Steuerberater einscannen.

Am Monatsanfang gehe ich durch meinen Rechnungsordner auf OneDrive, lösche private Rechnungen, füge alle pdf zusammen und sende diese mit den Kontoauszügen und den aus RA-Micro exportierten Buchungen an den Steuerberater. Dieser macht den Rest. Mein monatlicher Aufwand beträgt ca. 15 min.

Ich hoffe, es war für jeden Leser wieder etwas Interessantes dabei.

 

Rechtsanwalt Hans-J. Salzbrunn