Schlagwort-Archive: rechtsanwaltskanzlei

EDV und Organisation – Tipps für die moderne Rechtsanwaltskanzlei Update 2022

Nachdem ich nach einem Gerichtstermin von einem netten Kollegen auf diesen Kanzlei EDV Blog angesprochen wurde, möchte ich ein Update geben.

Meine Situation hat sich ein wenig geändert. Ich arbeite auch gerne von zu Hause aus und verbringe weniger Zeit im Büro. Außerdem gibt es Tage, an denen zu Hause mein Internet „spinnt“. Daher bin ich nicht auf einen Cloud PC z.B in der RA Micro Cloud umgestiegen.

Netzwerk

Ich nutze im Büro und zu Hause eine Fritzbox 7590. Beide Fritzboxen sind per VPN miteinander verbunden. Hierfür gibt es auf Youtube und bei AVM auf der Homepage eine einfache Anleitung.

Durch die Verbindung sind alle Geräte in einem gemeinsamen (langsamen) Netzwerk. Ich kann, egal ob ich zu Hause oder im Büro bin, auf alle Drucker und Laufwerke direkt zugreifen und drucken.

Für Verbindungsprobleme habe ich einen LTE USB Stick mit Sim Karte als Backup an der Fritz box zu Hause.

 

Server / NAS / Datensicherung

Ich hatte zunächst eine Synchronisationslösung mit OneDrive als RA-Micro Laufwerk und 2 RA-Mikroinstallationen auf dem PC zu Hause und im Büro getestet. Da ich vom Büro bis nach Hause nur 10 min mit dem E-Scooter benötige und die Synchronisation bzw. Aktualisierung länger dauert, musste ich eine Weile warten, bis ich weiterarbeiten konnte. Dies erfüllte nicht meine Anforderungen.

Mein Serverlaufwerk sowohl im Büro als auch per VPN als Datenlaufwerk zu Hause zu nutzen, erwiese sich trotz VDSL 50 als zu langsam.

Ich nutze nunmehr eine externe WD Black SSD als RA Micro Datenlaufwerk. Die externe SSD ist sowohl im Büro als auch zu Hause mein Datenlaufwerk T. So funktioniert RA Micro und meine Betreuungssoftware auf zwei unterschiedlichen PCs ohne Probleme.

Komme ich nach Hause, mache ich direkt eine Datensicherung auf mein internes Laufwerk D und fange dann an zu arbeiten. Nach der Arbeit mache ich eine neue Datensicherung direkt per VPN auf den Büroserver (Laufwerk Z). Komme ich ins Büro starte ich ebenfalls mit einer Datensicherung auf das interne Laufwerk D und führe nach der Arbeit eine neue Datensicherung auf den Büroserver (Laufwerk Z) durch.

Für die Datensicherung nutzte ich den MS Dos Befehl robocopy.

Windows, ausführen, cmd. Im Fenster dann eingeben robocopy t: z: /mir

Das Ganze funktioniert nunmehr seit mehr als 6 Monaten ohne Probleme. Ich habe immer meine vollständige RA Micro Installation und im Notfall eine Datensicherung zur Hand.

Mein Büroserver sichert automatisch die Daten auf eine NAS und diese zeitversetzt die Daten auf Strato High Drive.

 

Urlaub:

Fahre ich in den Urlaub, so nutze ich einen Lenovo Yoga 16 Zoll Notebook. Auch hier ist RA Micro und meine Betreuungssoftware installiert und ich nutze die externe SSD als Datenlaufwerk mit gleichem Laufwerksbuchstaben T wie zu Hause und im Büro. So funktioniert alles ohne Probleme. Zur Datensicherung nutze ich eine zweite externe und die interne SSD, da ich hier keine VPN Verbindung ins Büro habe.

Dazu habe ich einen kleinen Canon Pixma TR 150 Drucker.

Notebook, Canon Pixma, Papier, Kartenlesegerät, Maus, Briefumschläge, Tacker passt alles zusammen in eine Tasche (SAMDEW Doppellagige Aufbewahrungs Tasche für Tragbare Mobile Drucker).

 

Scanner

Zu Hause nutze ich einen Fujitsu Scansnap ix 1500. Aufgrund der VPN Verbindung kann ich direkt in mein Posteingangsverzeichnis auf der Büro NAS scannen. RA Micro fragt dieses Posteingangsverzeichnis automatisch ab, egal ob ich zu Hause oder im Büro bin, da ich beide Fritzboxen per VPN zu einem gemeinsamen Netzwerk verbunden habe.

Im Büro habe ich den Canon DR-S 150. Diesen habe ich zwar per Kabel anschließen müssen, da Wlan einfach nicht funktioniert, aber ich bin trotzdem rundum zufrieden. Im Canon musste ich nach 1,5 Jahren intensiver Arbeit noch keine Einzugsrollen austauschen. Alles funktioniert ohne Papierstau wie am ersten Tag.

Beim Scansnap habe ich nach 1 Jahre die Verschleißteile getauscht, da der Einzug nicht mehr so sicher lief wie am Anfang.

 

Drucker

Im Büro nutze ich den Epson Workforce Pro 4740 Tintendrucker direkt am Arbeitsplatz. Der Drucker ist klein und sehr schnell. Viel schneller als mein Laserdrucker, der sich immer erst aufwärmen musste. Ca. alle 1-2 Monate wird der Epson plötzlich langsam. Dann ziehe ich das Netzkabel und starte ihn neu.

Zu Hause nutze ich den HP 8730 Tintendrucker. Dieser ist ebenfalls sehr schnell. Dafür etwas groß. Vorteil ist, dass eingehende Faxe sowohl sofort ausgedruckt und zusätzlich noch per E-Mail weitergeleitet werden können.

Meine Faxe gehe alle nach Hause und kommen bei mir im Büro per Mail an.

 

BeA

Ich nutze das beA über RA Micro mit Softwarezertifikaten auf den Pcs. Manchmal mag mein Kartenleser nicht und möchte einen PC Neustart, bis er die beA Karte findet. Mit Softwarezertifikaten geht der Login immer schnell und sicher.

Auf dem Handy habe ich die beA expert suite. Damit kann ich neue Nachrichten mir schnell anschauen und per Mail weiterleiten. In RA-Micro habe ich eine spezielle Mailadresse, bei der eingehende Mails direkt im Posteingang landen. Diese Mailadresse ist nirgendwo veröffentlich, sodass ich nicht mit Spam zu kämpfen habe.

 

RA Micro

In RA Micro nutze ich keine MySql Datenbank mit der E-Akte 2, da ich keine SQL-Datenbank zusätzlich sichern möchte. Ich denke, ich könnte mit mysql nicht so einfach die PCs wechseln wie oben beschrieben.

Ansonsten ist die E-Akte für mich das beste an RA-Micro. Ich kann von dort die wichtigsten Programme starten wie z.B das Aktenkonto, Schreiben per E-Brief an Mandanten versenden etc. Auch das elektronische Mahnverfahren mit EDA Nachrichten der Gerichte funktioniert problemlos. Überhaupt hat sich RA-Micro in den letzten Jahre stark verbessert. Keine Schnittstellenprobleme mit mit Office, praktisch keine Abstürze mehr und deutlich gesteigertes Tempo. So lässt es sich toll arbeiten. Klar, dass ich einem befreundeten neuen Kollegen, den ich bei seinem Weg in die selbständige Anwaltstätigkeit unterstützen möchte, RA-Micro empfohlen habe. Besser direkt etwas richtiges als halbe Sachen mit anderer Software zu testen.

Zu Gerichtsterminen sende ich mir die E-Akten auf mein iPad.

 

Banking

Als Berufsbetreuer verwalte ich ca. 50 Konten meiner Betreuten bei allen möglichen Banken. Hierfür nutze ich Banking4. Die Software gibt es für Windows, Mac, iOS. Die Daten lassen sich über die Cloud synchronisieren, sodass ich auf allen Computern meine Konten aktuell habe. Und das ohne zusätzliche monatliche Kosten. Der Datenexport funktioniert ohne Probleme. Die Exportdateien kann ich in RA-Micro unter Kontoauszüge holen, importieren.

 

Konferenzsoftware

Hier nutze ich Zoom. Ich mag besonders die Möglichkeit den iPad Bildschirm drahtlos in Zoom zu teilen und auf dem iPad in der Software Notability mit dem Pencil zeichnen zu können.

 

Getmyinvoices.com

Getmyinvoices spart mir viel Zeit. Hier frage ich alle meine Amazon, Post und Telekom Rechnungen ab und leite per E-Mail erhaltene Rechnungen an getmyinvoices weiter. Getmyinvoices synchronisiert sich mit meiner OneDrive Cloud, sodass ich alle Rechnungen, monatlich geordnet für die Buchhaltung greifbar habe. Da ich praktisch alles bei Amazon einkaufe, muss ich keine Rechnungen mehr abheften und für meinen Steuerberater einscannen.

Am Monatsanfang gehe ich durch meinen Rechnungsordner auf OneDrive, lösche private Rechnungen, füge alle pdf zusammen und sende diese mit den Kontoauszügen und den aus RA-Micro exportierten Buchungen an den Steuerberater. Dieser macht den Rest. Mein monatlicher Aufwand beträgt ca. 15 min.

Ich hoffe, es war für jeden Leser wieder etwas Interessantes dabei.

 

Rechtsanwalt Hans-J. Salzbrunn

 

 

SSD ´s im RA-Micro Server – Bringt das was?

Bringt eine SSD im Datenserver einen Geschwindigkeitszuwachs in RA-Micro?

Genau diese Frage stellte ich mir und machte einen kleinen Test in meiner Rechtsanwaltskanzlei, über den ich hier berichten möchte.

In meiner Rechtsanwaltskanzlei in Wiesbaden arbeite ich mit RA-Micro und den filebasierten Datenbanken, ohne SQL Server. Das hat den Vorteil, dass das gesamte RA-Micro sehr einfach zu sichern ist und auf einen anderen Server umziehen kann.

Meine Hardware in der Rechtsanwaltskanzlei Wiesbaden

Als Datenserver nutze ich einen HP Proliant Micro Server mit 8GB RAM und 2 gespiegelten NAS Festplatten unterschiedlicher Hersteller.

Dieser Datenserver ist mittels zweier Lan Kabel an das verkabelte 1 gb Netzwerk mit Giga Switches und einer AVM Fritzbox angeschlossen.

An meinem Arbeitsplatz nutze ich einen Intel i7 6700 mit 16gb RAM und einer M.2 SSD in einem Mainboard mit Intel H170 Chipsatz.

Mein Datendurchsatz bei sequentiellem Lesen und Schreiben

Mit einer Testsoftware habe ich sodann meinen möglichen Datendurchsatz bei sequentiellen Lesen und Schreiben gemessen. Dieser ist leicht enttäuschend.

 

Ladezeiten von RA-Micro E-Akte und Versenden eines E-Briefes

Diese beiden Funktionen sind, neben dem Laden der RA-Micro Schnittstelle in Word, die mit Abstand langsamsten Module. Ich kam auf eine Ladezeit von 8-9 Sekunden für die E- Akte. Sodann versuchte ich ein pdf aus der E-Akte als RA-Micro E-Brief zu versenden. Der Start des Modules E-Brief bis zur Auswahl des Empfängers aus der jeweiligen Akte dauert vollkommen inakzeptable 16 Sekunden.

 

Weiterer Test mit SSD als RA-Micro Fileserver

Ich habe sodann meine gesamte RA-Micro Installation auf eine externe Samsung USB 3 SSD kopiert und diese direkt an den USB Port meines Arbeitsplatzrechners mit Intel I7 6700 CPU angeschlossen.

Wieder habe ich den Datendurchsatz gemessen:

Dieser ist einfach großartig schnell.

Anschließend habe ich die Netzwerkverbindung zu meinem HP RA-Micro Server getrennt und der USB SSD den Laufwerksbuchstaben des HP Datenservers zugeordnet und erneut RA Micro gestartet.

Leider konnte ich keine besseren Ladezeiten feststellen. E-Akte und E-Brief starten immer noch total langsam.

Ich habe ebenfalls einmal eine frische RA-Micro 1 Installation auf einem Testrechner zu Hause (ebenfalls mit einer M.2 SSD) gemacht. Auch hier ändert sich nichts. Die Ladezeiten bleiben ungefähr gleich.

Auch ein Test des RA-Micro V-Servers, bei dem die RA Micro Installation in der Azure Cloud liegt, zeigte kein höheres Tempo.

Mein Fazit

Das Tempo der Festplatten im Datenserver beeinflusst RA-Micro nur unwesentlich. Ich vermute, dass bei dieser Installation der jeweilige Arbeitsplatzrechner und dessen Tempo wichtiger sind. Insbesondere eine SSD im Arbeitsplatzrechner.

Meine Wünsche

Ich nutze im Büro für Betreuungen und Verbraucherinsolvenzen noch anderen Software. Hier habe ich Ladezeiten von weniger als 1 Sekunde. Alles ist sofort da.

Für mich wäre eine Ladezeit des Modules E-Akte von 1-2 Sekunden und des E-Briefes bis zur Adressauswahl von 2-3 Sekunden wünschenswert.  Auch verzögert die RA Micro Schnittstelle die Ladezeit von Word deutlich. Alle anderen Module haben keine derartigen Verzögerungen, die den Arbeitsfluss stören.

Dabei ist mir klar, dass RA-Micro derart umfangreich alle möglichen Bereiche abdeckt, dass ein Vergleich mit anderen Produkten unfair wäre.

Und wenn ich schon beim Wünschen bin:

RA Micro unterstützt mich derart gut bei meiner anwaltlichen Arbeit, dass ich eine ähnliche Unterstützung mir auch durch eine Software im privaten Bereich wünsche. Leider gibt es keine DMS Software mit Adressverwaltung, Outlook- und Wordschnittstellen, mit der ich meine private Korrespondenz ordnen und archivieren kann. Programme wie Elo Office oder andere DMS Software haben mich enttäuscht. Elo Office richtet sich, wie andere DMS Systeme auch, an Firmen und eigene Verschlagwortungsmasken gehen mit der Grundinstalliation ebenso nicht, wie eine Adressverwaltung mit Word Schnittstelle oder Dokumentvorschau im DMS. Ich bin einfach von RA Micro verwöhnt.

Ein „privates“ RA-Micro nur mit E-Akte (mit Baumdarstellung der E-Akten wie in ELO Office) und Unterordnern, Adressverwaltung, Word-, Outlook und Scannerschnittstelle würde meine privaten Wünsche abdecken. Sucht man in google nach „privater DMS“ kommen unendlich viele Einträge. Allerdings nichts vernünftiges, dass die obigen Bereiche abdeckt.

Falls jemand so etwas kennt, bitte mir mitteilen.

Ansonsten liebes RA-Micro Team. Wenn ihr einmal eine derartige private DMS Edition anbietet, ich wäre sofort dabei und würde dafür gerne soviel bezahlen wie z.B Office 365 monatlich kostet.

Rechtsanwalt Hans-J. Salzbrunn aus Wiesbaden

Anwalt für Arbeitsrecht, Mietrecht, Verkehrsrecht und allgemeiner Tätigkeit im Zivilrecht.

 

Werbemaßnahmen einer Kanzlei

Im Laufe der letzten Jahre hat sich das Bewusstsein der Mandanten gegenüber Ihrem Rechtsanwalt gewandelt. Während es früher meist den einen „Hausanwalt“ gab, machen sich Mandanten immer mehr bewusst, dass es den Anwalt, der alle Rechtsgebiete gleichermaßen tiefgehend beherrscht, nicht gibt. Entsprechend suchen sich diese für Ihren jeweiligen Fall den passenden Anwalt. Dies geschieht immer häufiger mittels Internet als durch persönliche Empfehlungen.

Werbemaßnahmen müssen daher darauf abzielen, dass ein Mandant erkennt, auf welchem Gebiet ein Rechtsanwalt tatsächlich tätig und spezialisiert ist. Hier bietet sich eine eigene Homepage mit einer guter Auffindbarkeit in Google an.

Um diese gute Auffindbarkeit zu erreichen, gibt es viele Werbeunternehmen die einen Top Platz in google durch bestimmte überteuerte Maßnahmen versprechen. Derartige Versprechen erweisen sich aber meist als Luft. So hat die Integration von Google Streetview keine bessere Listung meiner Homepage in den Google Suchergebnissen als Rechtsanwalt in Wiesbaden nach sich gezogen.

Schön aussehen tut dies allerdings schon.

Rechtsanwaltskanzlei Hans-J. Salzbrunn

Die elektronische RA-Micro Kanzlei – Mein Weg als Rechtsanwalt

MEIN UMSTIEG ZUR DIGITALEN RECHTSANWALTSKANZLEI IN WIESBADEN

(Ein Beitrag meines altes Blogs, nochmals überarbeitet)

Langsamer Umstieg zur digitalen Aktenbearbeitung mit RA Micro – Mein Weg

Vor nunmehr 12 Monaten fing ich an, konsequent die gesamte Eingangspost ein zu scannen und zusammen mit aktenbezogenem E-Mail Verkehr in der RA Micro E-Akte zu speichern. Ziel war es, eingehende Telefonate mit Mandanten und gegnerischen Kollegen direkt bearbeiten zu können, ohne erst zum Aktenschrank laufen zu müssen. Ebenso wollte ich als Rechtsanwalt in Wiesbaden bei Aktenablage weniger Papier ablegen und im Falle einer Nachfrage zu einer alten Akte nicht mehr in meinen Keller laufen müssen.

 

Die Handakten des Rechtsanwalts – Rechtliches

Nach § 50 BRAO hat der Rechtsanwalt Handakten für die Dauer von 5 Jahren nach Beendigung des Auftrages aufzubewahren. Diese Verpflichtung erlischt jedoch bereits vorher, wenn der Rechtsanwalt den Auftraggeber auffordert, die Handakten in Empfang zu nehmen und der Auftraggeber nicht binnen 6 Monaten dieser Aufforderung nachgekommen ist.

Unter Handakten im Sinne dieser Bestimmung sind nur die Schriftstücke zu verstehen, die der Rechtsanwalt aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit von dem Auftraggeber oder für ihn erhalten hat, nicht aber der Briefwechsel zwischen dem Rechtsanwalt und seinem Auftraggeber und die Schriftstücke, die dieser bereits in Urschrift oder Abschrift erhalten hat. Entsprechendes gilt, soweit sich der Rechtsanwalt zum Führen von Handakten der elektronischen Datenverarbeitung bedient (§ 50 Abs. 2, 4 und 5 BRAO).

 

Meine Vorgehensweise zum langsamen Umstieg zur elektronischen Aktenführung als Rechtsanwalt:

Weiterlesen →