MEIN UMSTIEG ZUR DIGITALEN RECHTSANWALTSKANZLEI IN WIESBADEN
(Ein Beitrag meines altes Blogs, nochmals überarbeitet)
Langsamer Umstieg zur digitalen Aktenbearbeitung mit RA Micro – Mein Weg
Vor nunmehr 12 Monaten fing ich an, konsequent die gesamte Eingangspost ein zu scannen und zusammen mit aktenbezogenem E-Mail Verkehr in der RA Micro E-Akte zu speichern. Ziel war es, eingehende Telefonate mit Mandanten und gegnerischen Kollegen direkt bearbeiten zu können, ohne erst zum Aktenschrank laufen zu müssen. Ebenso wollte ich als Rechtsanwalt in Wiesbaden bei Aktenablage weniger Papier ablegen und im Falle einer Nachfrage zu einer alten Akte nicht mehr in meinen Keller laufen müssen.
Die Handakten des Rechtsanwalts – Rechtliches
Nach § 50 BRAO hat der Rechtsanwalt Handakten für die Dauer von 5 Jahren nach Beendigung des Auftrages aufzubewahren. Diese Verpflichtung erlischt jedoch bereits vorher, wenn der Rechtsanwalt den Auftraggeber auffordert, die Handakten in Empfang zu nehmen und der Auftraggeber nicht binnen 6 Monaten dieser Aufforderung nachgekommen ist.
Unter Handakten im Sinne dieser Bestimmung sind nur die Schriftstücke zu verstehen, die der Rechtsanwalt aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit von dem Auftraggeber oder für ihn erhalten hat, nicht aber der Briefwechsel zwischen dem Rechtsanwalt und seinem Auftraggeber und die Schriftstücke, die dieser bereits in Urschrift oder Abschrift erhalten hat. Entsprechendes gilt, soweit sich der Rechtsanwalt zum Führen von Handakten der elektronischen Datenverarbeitung bedient (§ 50 Abs. 2, 4 und 5 BRAO).
Meine Vorgehensweise zum langsamen Umstieg zur elektronischen Aktenführung als Rechtsanwalt:
Ich habe mich daher zunächst um eine mehrfache Sicherung der Kanzleidaten bemüht. Meine RA Micro Daten liegen auf einer Synology NAS mit 2 gespiegelten Festplattenlaufwerken. Diese Daten werden 3x die Woche automatisch auf eine zweite NAS gesichert. Die zweite NAS sichert die Daten 2x pro Woche auf eine Internetfestplatte der Firma Strato (Hidrive) und damit auf einen deutschen Server. Zusätzlich sichere ich 1x pro Woche manuell über das Internet auf eine weitere NAS bei mir zu Hause.
Update Juli 2017: Ich nutze einen HP Proliant Server mit 2 gespiegelten Festplatten und Windows Server 2012. Das Backup geht auf eine Synology NAS und von dort auf Strato Highdrive
Meine Bilanz nach 12 Monaten:
Das konsequente Nutzen der RA Micro E Akte in Form einer 100 % Kopie der Papierakte führte zu einer großen Kosten und Zeitersparnis. Fast alle Mandanten wünschten unverschlüsselte Abschriften per Mail, die sich einfach per Mausklick aus der E-Akte realisieren lassen. Telefonate können sofort beantwortet werden. Am PC ist immer eine vollständige Akte aufrufbar. Egal ob es sich um eine laufende oder bereits abgelegte Akte handelt.
Anlagen zu Klagen lassen sich einfach per Mausklick ausdrucken oder bereits beim Schreiben einer Klageschrift als Anlage anfügen. Das mühselige Zusammensuchen und kopieren gehört der Vergangenheit hat.
Mein Techniktipp soweit:
Zunächst hatte ich mir einen günstigen Dokumentenscanner von Brother gekauft (ADS 2100). Dieser kann normale Eingangspost beidseitig in einem Arbeitsgang scannen. Ist die Post jedoch zu dick, oder vom Regen aufgeweicht, oder zu stark gefaltet, kommt es zu einem Mehrfacheinzug und zum Stau.
Ich habe mir nunmehr einen Kodak 2420 Scanner gekauft. Dieser schafft auch gemischte Dokumenten von verschiedenen Papiergrößen und Gewichten. Selbst dünnes „Butterbrotpapier“ im DIN A6 quer Format zwischen normalen geknickten DIN A4 Schreiben sind kein Problem.
Ebenso empfehle ich einen 27 Zoll Monitor mit einer Auflösung von 2540 x 1440. So lässt sich auf der einen Monitorhälfte die E-Akte darstellen und auf der zweiten Hälfte gleichzeitig die Textverarbeitung.
Update Juli 2017: Ich habe mir zwischenzeitlich einen 32 Zoll Monitor im 21:9 Format von LG gekauft. Hier mein Bericht über den Monitor
Um ein gewisses Tempo bei der Arbeit zu haben, nutze ich einen PC mit Intel i3 4160 Prozessor, und einer schnellen SSD als Festplatte. Das ganze an einem Gigabit Netzwerk mit einer AVM Fritzbox als Router und GB switches. Der reine Programmstart der RA-Micro E-Akte beläuft sich bei mir auf 9,5 Sekunden. Wie ich dies beschleunigen kann weiß ich nicht. Eine schnellere Festplatte in der NAS hatte keine Auswirkungen.
Update Juli 2017: Ich habe seit einiger Zeit einen Intel i7 der neuesten Generation. Die Beschleunigung im Vergleich zum i3 ist spürbar, aber nicht gravierend. Deutlich ist der Unterschied nur beim Diktieren mit Dragon.
Der zweite Schritt in Richtung digitaler Rechtsanwaltskanzlei:
Im Moment führe ich in meiner Rechtsanwaltskanzlei in Wiesbaden parallel eine Papierakte und die vollständige digitale Kopie in der RA Micro E-Akte. Nachdem RA Micro ein neues Konzept eines mobilen Arbeitsplatzes entworfen hat, bei dem man sich E-Akte auf ein iPad übertragen kann habe ich jetzt die ersten Gerichtstermine als Anwalt mit dem ipad und ohne Papierakte in Wiesbaden wahr genommen. Dies klappte wirklich hervorragend. Da jedes Schriftstück eine eigene Datei mit einer Beschreibung ist, lassen sich Schriftsätze schneller finden als in der Papierakte.
Allerdings hatte ich zunächst ein iPad mini der 1. Generation genutzt. Hier lief der Start der App RA-Micro Go quälend langsam. Auch brauchte mal viel Geduld zwischen verschiedenen Akten zu wechseln. Daher kaufte ich mir nunmehr ein neues iPad Mini 4. Dieses ist wesentlich schneller und besitzt viel mehr Arbeitsspeicher. Jetzt läuft die App flüssig.
Keine Probleme mehr mit der Aktenübertragung auf das iPad
Schön ist es, dass ich als Rechtsanwalt auf dem iPad auch eine Akte aus dem Büro anfordern kann und der Bürorechner diese Akte nach Anforderung per Mail an das iPad (verschlüsselt) sendet.
Das ganze funktioniert inzwischen gut. Die Kinderkrankheiten scheinen behoben zu sein.
Zusätzliche Papierakte
Ich habe jetzt vor, ein weiteres Jahr parallel eine Papierakte zu führen obwohl ich Termine mit dem iPad wahrnehme. Sollte dieses Jahr ohne Probleme, Fehler, Abstürze laufen, so überlege ich mir als nächsten Schritt für 2017 nur noch die Rechtsanwaltsakten parallel auf Papier zu führen, bei denen es wichtige Anlagen gibt, die eventuell im Original vorgelegt werden müssen. Hier habe ich mich noch nicht entschieden.
Update Juli 2017: Ich führe alleine schon wegen der Anlagen und Originale von Mandanten auch zukünftig parallel eine Papierakte. Zu Gerichtsterminen entscheide ich von mal zu mal, ob ich die Papierakte oder das ipad nehme.
Weitere RA Micro Funktionen
Neben der elektronischen Aktenführung bin ich auch auf den RA Micro Kalender + umgestiegen. Während der alte Kalender meiner Meinung nach nichts taugte, ist der neue RA Micro Kalender + top. Dieser lässt sich auch mit Google und Outlook Kalender synchronisieren und es lassen sich mehrere Kalender übereinanderlegen.
Gebe ich im RA Micro Kalender einen Termin ein, sehe ich diesen auch auf meinem Google Kalender auf dem Mobiltelefon. Ebenso wenn ich private Termine auf meinem Telefon in meinen privaten Google Kalender eingebe, habe ich diese auch in meinem RA Micro Kalender. So hatte ich mir das immer vorgestellt.
Da es nur möglich ist, einen Google Kalender pro Benutzer zu synchronisieren, synchronisiere ich meinen Vereinskalender mit einem RA Micro Nutzer und meinen privaten Kalender mit einem anderen RA Micro Nutzer und lege bei Kalender in der RA Micro + App übereinander. So sehe ich auch meine zwei privaten Kalender in der App.
Rechtsanwalt Hans-J. Salzbrunn, Wiesbaden
Rechtsanwalt für Mietrecht, Arbeitsrecht, Verkehrsrecht, Scheidungsanwalt