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Elektronische Akte oder Papierakte ?

Viele Kollegen stehen vor der Entscheidung, ob Sie von einer Papierakte auf eine elektronische Akte umstellen sollen.

Die Vorteile der elektronischen Akte sind klar:

  • Schnelle Bearbeitung von telefonischen Anfragen, ohne zum Aktenschrank zu laufen
  • Immer eine aktuelle Akte sofort verfügbar
  • Wenig Papiergewicht im Termin
  • Aufgrund des Inhaltsverzeichnisses kann im Termin ein Schriftsatz sofort ohne Aktenblättern gefunden werden
  • Platzsparende Archivierung und schnelle Reaktivierung. Es muß nicht die Akte aus dem Lager gesucht werden.
  • Backup der gesamten Akte an einem physikalisch anderem Ort problemlos möglich. Im Falle von Feuer gehen keine Daten verloren.
  • Bei Anfertigung von Schriftsätzen, werden Anlagen einfach ausgedruckt und müssen nicht mühsam in der Akte zusammengesucht und heraus kopiert werden.

Die Vorteile der Papierakte sind ebenfalls nicht von der Hand zu weisen:

  • Keine Abhängigkeit von elektronischen Geräten
  • Beim anfertigen komplizierter Schriftsätze ist eine aufgeschlagene Akte mit Blättern übersichtlicher als eine elektronische Akte in einem Fenster auf dem Monitor (Ansichtssache)
  • Bei Gericht einzureichende Schreiben sind in der Akte und nicht gesondert in einer Mappe.
  • Kein Risiko das einmal ein Schriftsatz unvollständig eingescannt wurde (z.B ohne Rückseite)
  • Gerichtliche Beschlüsse sind in der Akte und nicht in einem gesonderten Titelordner.

 

Ich für mich habe entschieden, dass ich auf BEIDE Vorteile nicht verzichten möchte. Ich werde weiterhin doppelgleisig fahren und neben der elektronischen auch eine Papier Akte führen. Im Falle der Aktenablage kommen Titel und Vollstreckungsunterlagen in einen gesonderten Ordner und die Papierakte wird vernichtet. Die Mehrarbeit in Form von einheften von Schriftsätzen in die Akte und Akten vernichten bei Aktenablage kann von jeder Aushilfe kostengünstig durchgeführt werden. Die Vorteile der elektronischen Akte sind dermaßen groß, dass ich keinesfalls darauf verzichten möchte. Gleichzeitig finde ich die Papierakte dermaßen sicher, dass ich auch hierauf nicht verzichten möchte. So ist es bereits einmal vorgekommen, dass aus Versehen vergessen wurde, Vorder- und Rückseite eines Schriftsatzes einzuscannen. Kein Problem, wenn das Original in Papierform noch vorhanden ist.

 

 

 

 

Jetzt als Rechtsanwalt schon komplett auf die Papierakte verzichten?

Warum eine elektronische Akte?

Also eine elektronische Akte ist schon eine feine Sache. Der Mandant ruft an und hat Fragen zu verschiedenen Akten und man kann diese sofort beantworten, ohne an den Aktenschrank laufen zu müssen. Auch bei Gericht ist es nett. Man hat die Akte auf dem iPad und alle Schreiben sind anhand der Beschreibung und des Datum sofort auffindbar.

 

Die RA-Micro go App

Aber……… RA Micro hat mit der Go App tolle Möglichkeiten geschaffen, wenn Sie denn bereits fehlerfrei funktionieren würden. Und genau da liegt das Problem.  Die alte Lösung mit der Übertragung unverschlüsselter pdf Dateien,  gepackt als ZIP Archiv funktionierte eigentlich wunderbar. Brauchte man eine Akte so konnte man diese per Hand über itunes in die alte App übertragen.

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